Rechtliches

Datenschutz­erklärung.
Transparent erklärt.

Welche Daten wir beim Besuch von ailutec.de, bei Anfragen und im Support verarbeiten – und welche Rechte Sie haben.

Stand: 9. Oktober 2026

Diese Hinweise beschreiben, wie die Ailutec GmbH personenbezogene Daten beim Besuch von ailutec.de, bei Anfragen, bei der Bearbeitung von Aufträgen und über die nachfolgend genannten Kommunikationswege verarbeitet.

Inhaltsübersicht

Verantwortlicher

Ailutec GmbH
Needlandskamp 1
26826 Weener, Deutschland
Vertreten durch Marcel Ludes und Andreas Aikens

E-Mail: info@ailutec.de
Telefon: +49 (0) 4953 3189970
Impressum

Daten und Zwecke

Je nach genutzter Funktion verarbeiten wir Kontakt- und Adressdaten, Inhalte von Anfragen, Kunden- und Vertragsangaben, technische Anlagen- und Gebäudedaten sowie Zahlungs- und Abrechnungsinformationen. Für einzelne Leistungen kommen die im jeweiligen Formular angegebenen zusätzlichen Daten hinzu. Beim Seitenaufruf fallen technische Verbindungsdaten an. Betroffen sind insbesondere Websitebesucher, Interessenten, Kunden und sonstige Ansprechpartner.

Wir verwenden diese Angaben zur Bereitstellung der Website, zur Beantwortung von Anfragen, für Beratung und Angebote, zur Durchführung von Aufträgen, für Support sowie für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Die Freigabe des externen Energiehaus-Rechners ist eine gesonderte Entscheidung und keine Voraussetzung für die übrige Website.

Rechtsgrundlagen

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung von Maßnahmen, die Sie vor einem Vertragsschluss anfragen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa vorgeschriebener Aufbewahrung.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, beispielsweise an sicherem Websitebetrieb und der Organisation sonstiger Anfragen, soweit Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen.
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung aufgrund Ihrer freiwilligen Einwilligung, insbesondere für das Laden des externen Rechners.

Für Speicherung und Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät gilt zusätzlich § 25 TDDDG. Nicht erforderliche Vorgänge benötigen eine Einwilligung; die Ausnahmen für unbedingt erforderliche Funktionen sind im Abschnitt zum Browserspeicher erläutert. Ergänzend gilt das deutsche Datenschutzrecht, insbesondere das BDSG.

Sicherheit und Empfänger

Unsere Website verwendet HTTPS für die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Wir beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten auf die für die Bearbeitung zuständigen Personen und verwenden technische Schutzmaßnahmen für die eingesetzten Systeme. Bitte übermitteln Sie in Freitextfeldern nur Informationen, die für Ihr Anliegen erforderlich sind.

Empfänger können die nachfolgend genannten Hosting-, Kommunikations- und Softwaredienstleister sowie für Ihren Auftrag erforderliche Netzbetreiber, Messstellenbetreiber, Förderstellen, ausführende Partner und gesetzlich berechtigte Stellen sein. Eine Weitergabe richtet sich nach dem konkreten Bearbeitungszweck und der dafür geltenden Rechtsgrundlage. Hinweise zu externen Anbietern und möglichen Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR stehen in den jeweiligen Dienstabschnitten. Informationen zu anwendbaren Übermittlungsgrundlagen und verfügbaren Garantien können Sie über die oben angegebene Kontaktadresse anfordern.

Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten für die Dauer, die für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Bei Anfragen richtet sich dies nach der Bearbeitung und erforderlichen Nachweisen; bei Verträgen zusätzlich nach Abwicklung, Gewährleistung, gesetzlichen Pflichten und gegebenenfalls der Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden für die jeweils einschlägige Frist aufbewahrt. Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche Daten besteht nicht.

Die Dauer ergibt sich somit aus der Art des Vorgangs, seinem Abschluss, den anwendbaren Pflichten und etwaigen offenen Ansprüchen. Soweit Daten weiterhin allein für einen zulässigen Nachweis- oder Aufbewahrungszweck benötigt werden, ist ihre Nutzung auf diesen Zweck zu beschränken. Für Browserspeicher gelten die nachfolgend angegebenen Gültigkeits- beziehungsweise Sitzungszeiten. Bei externen Anbietern gelten zusätzlich deren erläuterte Speicherregelungen. Für eine Auskunft über die Speicherung Ihrer konkreten Daten können Sie uns kontaktieren.

Ihre Rechte

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und eine Kopie verlangen, unrichtige Angaben berichtigen lassen sowie Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15 bis 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung bleibt dadurch unberührt.

Widerspruch: Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen; dies gilt auch für damit verbundenes Profiling (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Niedersachsen ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen; Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter lfd.niedersachsen.de. Für die Ausübung Ihrer Rechte gegenüber Ailutec nutzen Sie bitte die oben genannte Kontaktadresse. Wir treffen über diese Website keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Auftragsabwicklung

Für Beratung, Planung, Montage, Anmeldung, Abrechnung und Service verarbeiten wir die dafür benötigten Kunden-, Kontakt-, Vertrags-, Anlagen- und Zahlungsdaten. Dazu können auch Standort- und Gebäudedaten sowie im Rahmen eines beauftragten Aufmaßes erhobene Dachaufnahmen und Planungsdaten gehören. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, bei gesetzlichen Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Erforderliche Angaben kennzeichnen wir im jeweiligen Formular oder teilen sie Ihnen im Rahmen des Auftrags mit.

Website und Hosting

Beim Abruf unserer Website werden insbesondere IP-Adresse, angefragte Adresse, Zeitpunkt, Browserinformationen und technische Angaben zur Verbindung verarbeitet. Diese Daten sind für die Auslieferung und Absicherung des Angebots erforderlich. Technische Protokolle dienen auch der Fehleranalyse und der Untersuchung von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse besteht im zuverlässigen und sicheren Websitebetrieb. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen technischen Zweck und gegebenenfalls erforderlichen Nachweisen.

Unsere Website und selbst betriebenen Anwendungen laufen auf Serverinfrastruktur von STRATO. Anbieter: STRATO AG, Deutschland. Hinweise: STRATO Datenschutz. Für E-Mail wird Microsoft 365 eingesetzt; dieser Dienst wird im Abschnitt zur Kommunikation erläutert.

Cookies, Browserspeicher und Einwilligungen

Wir verwenden einen eigenen Einwilligungsdialog. Die Auswahl betrifft den externen Reonic-Energiehaus-Rechner einschließlich seiner Karten- und Adressfunktionen. Das Anfrageformular und das Supportformular werden direkt auf unserer Website bereitgestellt und sind auch bei Ablehnung des externen Rechners nutzbar. Die für die Bearbeitung abgesendeter Anfragen erforderliche serverseitige Verarbeitung ist im Abschnitt „Kontakt- und Anfrageverwaltung“ beschrieben.

Cookies und vergleichbare Technologien wie Local Storage und Session Storage fallen unter § 25 TDDDG. Für nicht erforderliche Speicherungen oder Zugriffe holen wir Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für Speicherungen, die zur Bereitstellung einer ausdrücklich gewünschten Funktion unbedingt erforderlich sind, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die zugehörige Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich je nach Zweck auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

  • ailutecConsent (Local Storage, ailutec.de): Speichert Ihre Auswahl für externe Inhalte, den Zeitpunkt und eine Versionsnummer. Die Auswahl bleibt browserbezogen auch nach dem Schließen bestehen; die gespeicherte Auswahl wird nach spätestens 180 Tagen oder einer Änderung der Einwilligungsversion erneut abgefragt. Sie können sie jederzeit ändern oder durch Löschen der Website-Daten in Ihrem Browser entfernen. Zweck ist die Beachtung Ihrer Auswahl und das Vermeiden wiederholter Abfragen; Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für zugehörige personenbezogene Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Verwaltung Ihrer Privatsphäre-Auswahl).
  • anWaSeen (Session Storage, ailutec.de): Merkt nach Öffnen der lokalen WhatsApp-Kontaktkarte, dass diese bereits angezeigt wurde. Der Eintrag dient ausschließlich der Anzeige dieses Bedienelements, enthält keine Kontaktdaten und bleibt auf die Browser-Sitzung beschränkt. Die Kontaktkarte selbst stellt keine Verbindung zu WhatsApp her. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; soweit personenbezogene Daten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer nutzerfreundlichen Bedienung).

Auf unserer eigenen Website setzen wir derzeit keine Cookies zur Webanalyse oder Werbeverfolgung ein. Nach Freigabe des externen Rechners können dessen Anbieter eigene Cookies und vergleichbare Technologien verwenden. Informationen zu diesem Dienst finden Sie im Abschnitt „Reonic-Energiehaus und externe Inhalte“ und in den dort verlinkten Anbieterhinweisen.

Ändern und widerrufen: Öffnen Sie die . Mit „Alles ablehnen“ lehnen Sie den externen Rechner ab beziehungsweise widerrufen eine bestehende Freigabe. Bereits geladene Rechnerinhalte werden dabei durch Neuladen der Seite entfernt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Mit „Cookies akzeptieren“ oder „Inhalt laden“ geben Sie den externen Rechner frei. Die gespeicherte Auswahl ist kein serverseitiges Einwilligungsarchiv.

Der Widerruf stoppt das weitere Laden optionaler Inhalte. Er löscht nicht automatisch bereits gespeicherte Daten oder Cookies externer Anbieter; diese können Sie über die Website-Daten Ihres Browsers entfernen. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Kontakt- und Anfrageverwaltung

Wenn Sie uns über ein Formular, E-Mail, Telefon, Post oder soziale Medien kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Bei Angebotsanfragen und bestehenden Verträgen erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei sonstigen Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung und Organisation von Anfragen). Eine gesonderte, freiwillige Einwilligung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Pflichtbestätigung im Formular erteilt keine Zustimmung zu Werbung oder zur Freigabe des externen Rechners.

Angebots- und Beratungsanfragen

Das Formular auf der Startseite erfasst Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift sowie die Anfragezuordnung und Bestätigung des Datenschutzhinweises. Die Angaben werden an unseren Server übermittelt und über unsere selbst betriebene Automatisierung n8n an unser Kunden- und Angebotssystem Reonic weitergegeben, damit wir die Anfrage bearbeiten und Sie kontaktieren können. Anbieter: Reonic GmbH, Ladehofstraße 13, 86150 Augsburg, Deutschland. Weitere Hinweise: Reonic Datenschutz und Reonic Auftragsdatenverarbeitung.

Support-Anfragen

Das Formular auf /support/ erfasst Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anlagentyp, Anlagenstandort, Anfrageart, Betreff und Problembeschreibung. Freiwillige Zusatzangaben betreffen Kunden- oder Auftragsnummer, Beginn des Problems, Fehlercode und bereits vorgenommene Prüfungen. Über unser selbst betriebenes n8n wird anhand Ihrer E-Mail-Adresse ein bestehender Kontakt in Reonic gesucht. Eine eindeutige Zuordnung wird für die Bearbeitung übernommen; unklare Zuordnungen werden zur Prüfung vorgelegt. Die Anfrage wird in unserem auf eigener Serverinfrastruktur betriebenen Ticketsystem Zammad gespeichert und einer zuständigen Bearbeitungsgruppe zugeordnet. Dazu gehören die eingereichten Angaben, gegebenenfalls vorhandene Kundenstammdaten aus Reonic, die Ticketnummer und die Bearbeitungshistorie. Wir verwenden diesen Eingang als einmalige Support-Anfrage.

Netzanmeldung und Heizungsförderung

Im Formular zur Netzanmeldung verarbeiten wir Angaben zum Anlagenbetreiber, Kontaktdaten, gegebenenfalls Geburtsdatum und Unternehmensdaten, Anschriften und abweichende Grundstückseigentümer, technische Anlagen- und Zählerdaten, Vertragskontoinformationen sowie Bankverbindung und Zuschussangaben. Das Formular zur Heizungsförderung erfasst Kontakt- und Gebäudeangaben, Eigentums- und Nutzungssituation, Haushalts- und Einkommensangaben sowie Daten zur bestehenden und geplanten Heizungsanlage. Die Formulare werden an unsere zuständigen internen E-Mail-Postfächer übermittelt. Wir nutzen diese Angaben zur Prüfung und Durchführung der von Ihnen gewünschten Leistung; soweit dafür erforderlich, werden sie an zuständige Netzbetreiber, Messstellenbetreiber oder Förderstellen weitergegeben. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

E-Mail und Terminorganisation

Für E-Mail-Kommunikation und Terminorganisation verwenden wir Microsoft 365 mit Outlook/Exchange und Microsoft Bookings. Dabei werden Kontakt- und Nachrichteninhalte beziehungsweise Terminangaben verarbeitet. Der Versand der Website-Formularnachrichten erfolgt über Microsoft 365. Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Hinweise: Microsoft Datenschutz und Microsoft Datenschutzbestimmungen für Produkte und Dienste. Diese Funktionen dienen der Anfragebearbeitung und Terminabwicklung; sie sind keine auf der Website eingebundenen Tracking-Dienste.

Technische Absicherung und Speicherung

Zur Missbrauchsbegrenzung und Vermeidung mehrfacher Vorgänge verarbeiten wir technische Anfragedaten, eine zufällige Anfragekennung und Bearbeitungsstatus. Für die Mengenbegrenzung wird ein aus der IP-Adresse abgeleiteter Kennwert verwendet. Bei Support-Anfragen wird der Eingang außerdem in unserer Website-Datenbank gespeichert, um die Ticketanlage abzusichern und ungeklärte Eingänge nachvollziehen zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Anfrageprozess).

Ihre Angaben werden entsprechend dem Bearbeitungszweck gespeichert. Nach Abschluss richtet sich die weitere Speicherung nach notwendigen Nachweisen, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und etwaigen Rechtsansprüchen. Einzelheiten finden Sie unter „Allgemeine Informationen zur Datenspeicherung und Löschung“. Pflichtfelder sind im jeweiligen Formular gekennzeichnet; ohne die erforderlichen Angaben kann die Anfrage über das betreffende Formular nicht bearbeitet werden. Alternativ können Sie uns telefonisch oder per E-Mail erreichen.

Kontakt über WhatsApp

Unsere Website enthält Links zu WhatsApp sowie eine lokal bereitgestellte Kontaktkarte. Das bloße Anzeigen oder Öffnen dieser Karte überträgt keine Angaben an WhatsApp. Erst wenn Sie „Chat auf WhatsApp starten“ oder einen WhatsApp-Link anklicken, öffnen Sie den Dienst von WhatsApp. Dabei erhält der Anbieter technische Verbindungsdaten; wenn Sie uns dort schreiben, werden zusätzlich Ihre Telefonnummer, Profilinformationen und Nachrichteninhalte verarbeitet.

Wir verwenden Ihre Nachrichten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei sonstigen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können uns alternativ telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum: WhatsApp Ireland Limited, Irland. Eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist möglich. Hinweise zu Empfängern, Übermittlungen und Datenschutz: WhatsApp Datenschutzerklärung.

Webanalyse und lokale Website-Ressourcen

Auf unserer Website sind derzeit keine Matomo-Webanalyse, kein Google Analytics und keine Werbepixel eingebunden. Bilder, Schriftarten sowie die eigenen JavaScript- und Gestaltungsdateien werden von unserer Domain bereitgestellt. Das gilt auch für die lokal angezeigten Kundenrezensionen; deren Anzeige ruft keine Google-Bewertungssoftware ab. Links zu Google-Bewertungen führen erst bei Anklicken zu Google. Die technische Verarbeitung zur sicheren Bereitstellung der Website ist im Abschnitt „Bereitstellung des Onlineangebots und Webhosting“ erläutert. Für den optionalen Reonic-Rechner gelten die nachfolgenden gesonderten Hinweise.

Soziale Netzwerke

Die Website enthält Links zu unseren Präsenzen auf Facebook und Instagram. Diese Links sind keine eingebetteten Werbepixel. Erst beim Öffnen wechseln Sie zum jeweiligen Anbieter, der technische Daten und gegebenenfalls Angaben aus Ihrem Benutzerkonto verarbeitet. Wenn Sie uns dort kontaktieren, verwenden wir Ihre Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, Irland. Für den Betrieb unserer Präsenzen und die bereitgestellten Nutzungsstatistiken gelten auch die Bedingungen des Anbieters; bei Seitenstatistiken können gemeinsame Verantwortlichkeiten bestehen. Weitere Hinweise: Meta Datenschutz und Vereinbarung zu Seitenstatistiken. Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR ist möglich; der Anbieter erläutert die hierfür vorgesehenen Garantien in seinen Datenschutzinformationen. Sie können Ihre Rechte gegenüber uns und dem jeweiligen Anbieter geltend machen.

Reonic-Energiehaus und externe Inhalte

Der Energiehaus-Rechner wird von Reonic GmbH, Ladehofstraße 13, 86150 Augsburg, Deutschland, bereitgestellt. Er wird erst nach Ihrer Freigabe über den Einwilligungsdialog oder „Inhalt laden“ eingebunden. Ohne Freigabe werden seine Skripte und sein eingebetteter Inhalt nicht geladen. Dabei werden Ressourcen von apps.reonic.de und portal.reonic.de abgerufen. Reonic erhält insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie die Adresse der Seite, aus der Sie den Rechner öffnen. Wenn Sie Angaben zum Standort, Gebäude oder Energiebedarf eingeben, verarbeitet der Rechner diese zur Berechnung und Darstellung Ihrer Energieplanung.

Für Karten- und Adressfunktionen verwendet der Rechner Dienste von Google. Dabei können technische Verbindungsdaten und eingegebene Adress- beziehungsweise Standortangaben an Google übermittelt werden. Anbieter für diese Funktionen: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin, Irland. Hinweise: Google Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage für das Laden des externen Inhalts und die damit verbundene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Freigabe ist freiwillig und jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufbar. Unabhängig davon richtet sich die Bearbeitung einer von Ihnen anschließend übermittelten Angebotsanfrage nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Reonic setzt für seine Infrastruktur weitere Dienstleister ein, darunter Amazon Web Services und Cloudflare. Bei den externen Diensten können Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Informationen zu den Dienstleistern und Schutzmaßnahmen, insbesondere Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls Angemessenheitsbeschlüssen, finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Reonic und dessen Angaben zur Auftragsdatenverarbeitung. Die dort aufgeführten Dienste sind nicht sämtlich automatisch Bestandteil unseres Energiehaus-Rechners.